Backup ≠ Archivierung.
Geschäftliche E-Mail-Korrespondenz unterliegt umfangreichen Aufbewahrungspflichten – aus HGB §257 und AO §147, konkretisiert durch die GoBD-Grundsätze des Bundesfinanzministeriums. In der Praxis verweisen viele mittelständische Unternehmen auf ihr Backup oder auf die Bordmittel in Microsoft 365. Beides erfüllt diese Anforderungen nicht.
Backup und Archivierung lösen unterschiedliche Aufgaben. Ein Backup stellt den Betriebszustand wieder her – es überschreibt ältere Stände zyklisch. Eine Archivierung muss revisionssicher und über Jahre nachweisbar konsistent sein. Mit einem Backup lässt sich weder die Unverändertheit einer E-Mail nachweisen noch eine Recherche reproduzieren.
Die Compliance-Funktionen in Microsoft 365 sind auf Records Management innerhalb der Microsoft-Welt ausgelegt – nicht auf eine systemunabhängige, portable Archivierung mit testierter GoBD-Konformität.
Eine revisionssichere Archivierung muss nachweisen können, dass eine E-Mail seit dem Tag der Archivierung unverändert ist. Das kann kein Backup leisten – und kein E-Mail-Postfach.
OstalbService E-Mail-Archivierung bietet rechtskonforme, manipulationssichere und systemunabhängige Archivierung – ohne Eingriff in Ihren Mailbetrieb oder Ihre eigene Infrastruktur.
GoBD-Konformität durch unabhängiges Testat belegt. Erfüllt die Aufbewahrungspflichten aus HGB und AO.
Kryptografische Versiegelung und durchgängiges Audit-Log – jede Mail ist nachweislich unverändert seit dem Tag der Archivierung.
Vom Mailsystem entkoppelt. Überlebt einen Wechsel zwischen Exchange, M365 oder Google Workspace ohne Migration des Archivbestands.
Betrieb im OIT-Partnerrechenzentrum mit separatem Kundenmandanten – ohne eigene Infrastruktur auf Ihrer Seite.
Monatliche Abrechnung pro aktivem Postfach – unabhängig von Ihrer Microsoft-365-Lizenzstufe. Ausgeschiedene Mitarbeitende verbleiben lizenzfrei im Archiv. Die vollständige Archivierung aller geschäftlichen Postfächer und Funktionspostfächer ist die einzige Variante, die im Streit- oder Prüfungsfall trägt.